Huolellisesti tehtävä suunnittelu ja resursointi, kiinteistöön ja sen erityispiirteisiin tutustuminen sekä sujuvan yhteydenpidon varmistaminen ovat uuden huoltosuhteen käynnistyessä avaimia parhaaseen mahdolliseen yhteistyöhön – niin työn suorittajan kuin asiakkaan kannalta.
Kun asuintalo tai liikekiinteistö tulee Kotikadun kiinteistönhoidon piiriin, sanelee ennakkosuunnittelu ja -valmistautuminen tärkeät suuntaviivat hyvän palvelukokemuksen varmistamiselle. Kotikadun Espoon ja Porin sekä pääkaupunkiseudun liikekiinteistöjen huollon operatiivinen johtaja Sakari Pietilä kertoo, että vaikka jokaisella kohteella on omat erityispiirteensä, ne kaikki otetaan Kotikadulla haltuun pääpiirteissään samalla prosessilla.
– Huoltosopimuksen allekirjoittamisesta varsinaisen työn aloittamiseen kuluu keskimäärin noin kuukauden päivät. Tänä aikana meillä valmistaudutaan uuden kohteen vastaanottoon monella eri tavalla. Nimeämme vastuullisen huoltotiimin ja varmistamme, että esimerkiksi koneresursseja on riittävästi. Lisäksi sovimme jo tässä vaiheessa sijaiset lomasesonkien ajaksi.
– Kaikkein oleellisinta on se, että alueen yksikönpäällikölle, asiakaspalvelun henkilöstölle, kiinteistönhoitajille ja kaikille muillekin kohteen hoitoon osallistuville on selvää, mitä uusi asiakas on meiltä tilannut ja mitä meiltä nyt odotetaan. Käymme siis yhdessä huolellisesti läpi huoltosopimuksessa määritellyt palvelukuvaukset ja vastuunjaot. Näin uusi asiakassuhde lähtee käyntiin sujuvasti ja mahdollisilta väärinymmärryksiltä vältytään, Sakari kuvailee.
Myös asiakkaan vastuuhenkilöillä, eli kiinteistöpäälliköllä tai isännöitsijällä ja taloyhtiön hallituksen jäsenillä on omat tärkeät roolinsa yhteistyön ensiaskeleiden aikana.
– Me toivomme, että asiakas olisi aktiivisesti mukana kertomassa toiveitaan, tarpeitaan ja näkemyksiään. Molemminpuolinen aktiivinen ote antaa hyvät eväät jatkoa ajatellen. Me vastaamme mielellämme mihin tahansa asiakkaan mieltä askarruttaviin kysymyksiin, Sakari lupaa.
Kiinteistö tutuksi kaikin puolin
Kotikatu panostaa paikalliseen palveluun. Kun kiinteistö ja sen käyttäjien tottumukset tunnetaan kunnolla, se tuo varmuutta arjen tekemiseen kellon ja kalenterin ympäri. Ennen aloitusta uudessa kiinteistössä käydään läpi monenlaisia asioita: Missä tontilla on lumenkasauspaikat? Onko erityistä huomiota vaativia istutuksia? Minkälainen on kiinteistön talotekniikka? Ja monen monta muuta pienempää ja suurempaa selvitettävää kysymystä.
– Ihan ensimmäinen tutustuminen uuteen kiinteistöön tapahtuu jo tarjousvaiheessa, kun laskemme esimerkiksi kalusto- ja henkilöresursseja. Lisäksi kohteen koosta ja muista ominaisuuksista riippuen siellä käydään useampaan kertaan myös sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen perehtymässä perusteellisemmin. Tällöin mukana on usein myös kohteen luovuttavan, vanhan huoltopalvelutuottajan edustaja.
Tässä kohtaa katse kohdistuu myös kiinteistön hoidon ja kunnossapidon aiempiin vaiheisiin: niin sanotut huoltovelat käydään asiakkaan kanssa huolellisesti läpi ja kirjataan ylös yksiin kansiin.
– On tärkeää, että meillä kaikilla on jaettu ymmärrys siitä, minkälaisessa kunnossa kohde on ja miten sitä on aiemmin hoidettu. Näin molemmat osapuolet lähtevät ikään kuin samalta viivalta eteenpäin. Tavoitteemme on saada aikaan mahdollisimman laadukas palvelukokemus, Sakari sanoo.
Tutustumisen yhteydessä Kotikadun kiinteistönhoitaja käy läpi myös kiinteistön varusteet laidasta laitaan.
– Me tarkastamme esimerkiksi talviturvallisuuteen liittyvät välineet ja tuotteet. Pitkältä tarkituslistalta löytyy hyvin erilaisia asioita aina lipputangosta roskapusseihin ja kiuaskivistä sulakkeisiin ja kiinteistöautomaatiojärjestelmään asti.
Hyvä perusta yhteydenpidolle
Kotikatu palvelee asiakkaitaan yli 30:ssä asiakaspalvelupisteessä ympäri Suomen – asiantuntevaa apua ja tukea asumisen asioihin saa läheltä ja aina kun sitä tarvitaan. Pietilän mukaan uuden kohteen haltuunotossa rakennetaan perusta myös tehokkaalle yhteydenpidolle.
– Me esittelemme itsemme ja kerromme tavat, joilla meihin voi olla yhteydessä, kun tulee tarvetta kiinteistönhoitajan käynnille tai on muuten vaan kysyttävää jostain asumiseen ja huoltoon liittyen.
Sakari mainitsee, että hyvä tapa tulla tutuksi kohteen ja sen ihmisten kanssa on pitää kohteessa säännöllisesti kevät- ja syyskierroksia, joissa käydään kulunut kausi läpi ja tarkastetaan paikkojen kunto.
– Siinä kierron yhteydessä voimme kertoa lisää Kotikadun toimintatavoista ja palveluista. Meille on tärkeää näyttäytyä kohteessa omilla kasvoillamme. Se laskee rimaa lähestymiselle ja yhteydenpidolle myös jatkoa ajatellen. Osallistumme mielellämme myös taloyhtiöiden talkoisiin ja erilaisiin teemapäiviin, Sakari hymyilee.
Kun kapulan vaihto viimein tapahtuu eli varsinainen huoltosuhde käynnistyy, huolehtii Kotikatu tehokkaasta tiedottamisesta.
– Laitamme ovitarrojen lisäksi rappukäytävien ilmoitustauluille tiedotteet ja yhteystietomme, jotka kannattaa tallentaa vaikka omaan kännykkään ja nettiselaimen suosikkeihin. Meihin voi olla yhteydessä joko puhelimitse, sähköpostilla tai verkkosivujemme sähköisen asioinnin kautta. Toki aina sopii tulla käymään myös asiakaspalvelupisteissämme. Ne ovat auki aina arkisin klo 8–16, Sakari summaa.
